Özlük Dosyalarının Olmazsa Olmazları

ÖZLÜK DOSYALARININ OLMAZSA OLMAZLARI

AKTİF 20 AĞUSTOS 2015.



Her işe giren personelden işe girişte bazı evraklar istenir. Bu evraklar firmalara, işçinin özelliğine veişin niteliğine bağlı olarak değişebilse de temel olarak bazı evraklar personel dosyaları için olmazsa olmazdır. Özlük evraklarını eksiksiz olarak temin eden, düzenli ve güncel olarak saklayan işverenler; denetimler, yasalar ve davalar karşısında önemli avantajlar sağlarlar.

Sadece işe girişte değil personel işe devam ettiği sürece özlük evraklarını takibe devam edilmelidir. Çalışılan süre içerisinde personelle ilgili yapılan yazışma, resmî evrak, izin formları uyarılar gibi birçok belge her bir personel için ayrı dosyalanmalı ve gerektiğinde ibraz edilebilmelidir.

İŞE GİRİŞTE PERSONELDEN MUTLAKA TEMİN EDİLMESİ GEREKEN EVRAKLAR;

• Nüfus cüzdanı fotokopisi
• Nüfus kayıt örneği
• İkametgâh Belgesi
• Diploma fotokopisi
• Sağlık raporu
• Kan grubu kartı
• Adli sicil kaydı
• 2 adet resim
• Aile durumunu bildirir belge
• Askerlik durumunu gösteren belge
• İş Sözleşmesi / Hizmet Sözleşmesi
• SGK işe giriş bildirgesi

İŞÇİNİN ÖZELLİKLERİNE GÖRE ÖZLÜK DOSYASINDA BULUNMASI GEREKEN EVRAKLAR

• Teşvikten faydalanılıyorsa bunu gösteren belgeler
• Personel engelli ise Sakatlık Raporu Fotokopisi ya da aslı
• Sakatlık indiriminden faydalanan işçi için Gelir İdaresi Başkalığından alınmış indirim yazısı
• Eski Hükümlü, Terör Mağduru veya Engelli işçinin İŞKUR müracaat kayıt evrakı
• İşçi 18 yaşından küçükse ebeveyninin muvafakatnamesi
• Yabancı işçiler için çalışma izni kartı fotokopisi ya da izin belgesi

İŞİN NİTELİĞİNE GÖRE ÖZLÜK DOSYASINDA BULUNMASI GEREKEN EVRAKLAR

• Fazla mesai için işçinin onay verdiğini gösteren imzalı belge
• Teslim edilen araç gereçler var ise bunların zimmet belgesi
• İşin niteliğine uygun muayene raporları
• Periyodik sağlık kontrolü gerektiren işler için sağlık raporları
• Ağır ve Tehlikeli İşlerde çalıştırılan personellerin bilgilerinin olduğu liste
• Şoför işçi için ehliyet fotokopisi
• İşçinin değişen vardiyalarla çalışması halinde haftalık çalışma saatlerini gösteren posta çizelgesi

İŞE DEVAM EDEN PERSONELİN BU SÜREÇTE ÖZLÜK DOSYALARINA EKLENMESİ GEREKEN EVRAKLAR

• Yıllık izin, ücretsiz izin, mazeret izni ve benzeri izin belgeleri,
• Doğum izni, çalışabilir/çalışamaz raporları, emzirme izni dilekçeleri,
• İşçi hakkında tutulan tutanak, olay tespit formları, işçiden istenen savunma talep yazısı, işçinin savunması, işçiye verilen uyarılar,
• İstirahat ve iş göremezlik raporları
• İmzalı bordrolar/ücret pusulaları
• Ücret Kesme cezası varsa nedenini gösteren belgeler
• Maaş zammı, unvan değişikliği veya sosyal haklarında oluşan değişiklikleri bildiren yazılar, terfi ve nakil bildirimleri, görevlendirme yazıları,
• Performans değerlendirme formları
• İşçilerin, iş sağlığı ve güvenliği konusunda mesleki riskleri, alınması gerekli tedbirler ve yasal hak ve sorumluluklar konusunda bilgilendirme belgeleri
• İş kazası tutanağı
• Geçici olarak bir başka işyerine devredilecek işçinin rızasını gösteren belge
• İşçi hakkında yapılan tüm resmî yazışmalar

İŞTEN ÇIKIŞTA ÖZLÜK DOSYASINA EKLENMESİ GEREKEN EVRAKLAR

• SGK işten ayrılış bildirgesi
• İbraname
• Çalışma Belgesi/Hizmet Belgesi
• Fesih bildirimi
• İstifa dilekçesi
• Kıdem ve İhbar Tazminatı Bordroları
• Haklı fesih varsa bu durumu kanıtlayan belgeler
• İşçiye noterle yapılan bildirimler
• İhbarname

VARSA ÖZLÜK DOSYASINDA SAKLANMASINDA FAYDA OLAN DOSYALAR

• İşe Başvuru Formu
• İş Teklif Formu
• Evlilik cüzdanı fotokopisi
• Referans mektupları
• Özgeçmişler
• Bakmakla yükümlü olunan kişilerin kimlik fotokopileri
• Daha önceki işyerinden alınmış bonservis/hizmet/çalışma belgesi
• O ay için bir önceki işyerinde Asgari Geçim İndiriminden faydalandığını gösteren belge