Makale İhbar yönetim sistemi (iso 37002) inceleme ve uygulama rehberi

Modern organizasyonlar için etik, şeffaflık ve güvenilirlik, sürdürülebilir başarının temel taşlarıdır. Ancak, hata ve kötü uygulamaların ortaya çıkması kaçınılmazdır. Bu noktada, ihbar yönetim sistemleri, çalışanlara ve diğer paydaşlara güvenli bir kanal sunarak bu sorunları erkenden tespit etme ve çözme fırsatı yaratır. ISO 37002:2021, ihbar yönetim süreçlerini sistematik bir şekilde ele alarak kuruluşların hem etik değerlerini yükseltmesine hem de güvenilirliklerini artırmasına yardımcı olur. Bu makalede, standardın temel unsurları ayrıntılı şekilde açıklanacak ve sonunda bir senaryo üzerinden uygulama örneği sunulacaktır.

ISO 37002:2021’in Genel Kapsamı​

ISO 37002, ihbar yönetim sisteminin tasarımı, uygulanması, sürdürülmesi ve sürekli iyileştirilmesi için bir rehberdir. Standart, aşağıdaki dört ana süreç üzerine odaklanır:

1. İhbarların Alınması: Yanlış uygulamaların güvenli ve erişilebilir kanallar aracılığıyla bildirilmesi.
2. Raporların Değerlendirilmesi: Gelen ihbarların içeriğinin önceliklendirilmesi ve doğruluğunun incelenmesi.
3. Raporların Ele Alınması: Raporların tarafsız ve detaylı bir şekilde incelenmesi, ihbarcı ve diğer ilgili tarafların korunması.
4. Sonuçlandırma: Sürecin kapatılması, raporların arşivlenmesi ve öğrenilen derslerin uygulanması.

Standart, kamu ve özel sektördeki tüm kuruluşlar için uygulanabilir bir çerçeve sunar ve her organizasyonun ihtiyaçlarına göre uyarlanabilir. Her bir adım, ihbar sürecinin şeffaf, adil ve koruyucu bir şekilde ilerlemesini sağlamak için tasarlanmıştır. Örneğin, sonuçlandırma adımında sadece ihbarın kapatılması değil, aynı zamanda organizasyonun öğrenme mekanizmalarının devreye girmesi de hedeflenir.

Temel İlkeler​

ISO 37002’nin başarısı üç temel ilkeye dayanır: güven, tarafsızlık ve koruma. Bu ilkeler, tüm süreçlerin etkili bir şekilde yürütülmesini sağlar.

1. Güven​

İhbarcılar, kimliklerinin korunacağından emin olmalıdır. İhbarcıların raporlama yaparken korkmadan, anonim veya gizli bir şekilde süreçlere katılmalarını sağlamak için güvenilir bir ortam yaratılmalıdır. Güven, yalnızca ihbarcıyı değil, rapor edilen kişi veya kişilerin de haklarını gözetir. İhbar sistemleri, kolay erişilebilir olmalı ve güven ortamı yaratmalıdır. Çalışanlara sistemin kullanımını teşvik eden açık mesajlar verilmelidir.

Çalışanlar, sistemin güvenilir olduğuna inanmazlarsa raporlama yapmaktan çekinebilir. Bu da organizasyon içindeki ciddi sorunların gizli kalmasına neden olabilir. Örneğin, bir çalışan iş yerindeki rüşvet olaylarını fark etmesine rağmen misilleme korkusuyla ihbarda bulunmuyorsa, sistem yetersiz demektir.

2. Tarafsızlık​

İhbar süreci önyargılardan arındırılmalı, raporlar bağımsız bir komite veya dış uzmanlar tarafından incelenmelidir. Soruşturmayı yürüten kişilerin ihbara konu olan kişilerle çıkar çatışması yaşamaması sağlanmalıdır.

Tarafsızlık, sistemin meşruiyetini ve güvenilirliğini artırır. Örneğin, bir yöneticiyi ilgilendiren bir ihbarın aynı departmandaki başka bir yönetici tarafından incelenmesi çıkar çatışmasına neden olabilir.

3. Koruma​

İhbarcılar, fiziksel, psikolojik veya profesyonel zarar görmeye karşı korunmalıdır. İhbar edilen kişiler de adil bir şekilde ele alınmalıdır; bu durum, yanlış suçlamaların önüne geçmek için gereklidir.

Misilleme korkusu, çalışanların ihbarda bulunmasını engeller. Bu nedenle, ihbarcıların güvence altına alınması gerekir. Örneğin, bir ihbarcı işten çıkarılma korkusu yaşamamalıdır.

Yönetim ve Liderlik​

Üst Yönetimin Rolü​

ISO 37002, liderliğin sistemin başarısında hayati bir rol oynadığını vurgular. Üst yönetimin:

• Politika geliştirme: Organizasyon, açık ve anlaşılır bir ihbar politikası geliştirmelidir. Bu politika, ihbar süreçlerini, sorumlulukları ve ihbarcıların haklarını netleştirmelidir. Çalışanların, sürecin nasıl işleyeceğini anlaması ve güven duyması için politika net olmalıdır.
• Kaynak sağlama: Sistemin etkin çalışması için finansal, insan ve teknik kaynaklar tahsis edilmelidir. Kaynak eksikliği, sürecin aksamasına neden olabilir. Örneğin, bağımsız soruşturmaları yürütecek bir birim olmaması durumunda süreç tarafsız şekilde yönetilemez.
• Erişim sağlama: İhbar kanalları çalışanların kolayca erişebileceği şekilde tasarlanmalıdır.

Uygulama Örneği: Bir şirketin CEO’su, ihbar politikasıyla ilgili bir e-posta gönderir ve çalışanları sistemden yararlanmaya teşvik eder. Bu mesaj, sistemin güvenilirliğini artırır.

Planlama ve Süreç Yönetimi​

İhbar yönetim sistemi, etkili bir planlama süreci gerektirir. Planlama, risklerin ve fırsatların belirlenmesiyle başlar.

1. Risk Analizi​

Organizasyon, yanlış uygulamalardan kaynaklanabilecek riskleri önceden belirlemeli ve sistemini bu risklere göre planlamalıdır. Çevresel etkilerle ilgili bir ihbarın yanlış değerlendirilmesi, kamuoyunda büyük bir krize neden olabilir. Bu nedenle, ihbarların önceliği belirlenmelidir.

Örnek: Bir fabrika, çevreye zarar veren yasa dışı bir atık bertarafını ihbar eden çalışanların korunmasını öncelikli bir hedef olarak belirler.

2. Hedef Belirleme​

Organizasyon, sistemin başarısını ölçmek için açık ve ölçülebilir hedefler koymalıdır. Performans göstergeleri olmadan, sistemin etkinliği değerlendirilemez. Örneğin, tüm ihbarların %90’ının 30 gün içinde sonuçlandırılması veya çalışanların %100’üne ihbar yönetim sistemi eğitimi verilmesi hedefi koyulabilir.

3. Süreçlerin Uygulanması​

ISO 37002, aşağıdaki operasyonel süreçlere odaklanır:

1. Raporların alınması: Güvenli, erişilebilir ve çeşitli ihbar kanalları (telefon, e-posta, mobil uygulamalar vb.) oluşturulmalıdır. Çalışanların sisteme kolayca erişebilmesi, ihbarların zamanında yapılmasını sağlar.
2. Değerlendirme: Gelen ihbarlar sistematik bir şekilde analiz edilmeli, doğruluğu ve önceliği belirlenmelidir. Tüm ihbarlar aynı öncelikle ele alınamaz. Örneğin, acil sağlık ve güvenlik tehlikesi içeren bir ihbar önceliklendirilmelidir.
3. Ele alma: İhbarlar, adil ve şeffaf bir şekilde soruşturulmalıdır.
4. Sonuçlandırma: Sonuçlar raporlanmalı ve öğrenilen dersler uygulanmalıdır.

Örnek: Bir organizasyon, ihbarları online bir platform üzerinden toplar. Platform, anonim iletişim kurma imkanı sağlar.

Performans İzleme ve Sürekli İyileştirme​

ISO 37002, sistemin düzenli olarak değerlendirilmesini ve iyileştirilmesini önerir. Bunun için:

• Performans göstergeleri tanımlanmalı (örneğin, çözüm süresi, ihbar eğitimi verilme oranı).
• İhbarcı memnuniyeti ölçülmelidir.

Örnek: Yılda bir kez, ihbarcılar arasında bir anket düzenlenerek sistemin güvenilirliği değerlendirilir.

Gerçek Dünya Senaryosu​

Durum:
Bir kuruluşta, bir çalışan ihale süreçlerinde yolsuzluk yapıldığını fark eder. İhbarcı, kuruluşun anonim ihbar hattını kullanarak bu durumu bildirir.

Adım 1: İhbarın Alınması

• Çalışanın anonim olarak yaptığı ihbar, belediyenin bağımsız ihbar yönetim birimine ulaşır.
• Sistem, çalışanla iletişim kurmak için güvenli bir dijital platform kullanır.
• İhbarcıya, kimliğinin korunacağı ve sürecin nasıl işleyeceği hakkında bilgi verilir.

Adım 2: Değerlendirme

• Gelen ihbarın önceliği belirlenir. İhbarın ciddiyeti nedeniyle acil bir değerlendirme yapılır.
• Rüşvet iddiası, kuruluşun etik komitesi tarafından acil olarak değerlendirilir.

Adım 3: Ele Alma

• Bağımsız bir soruşturma başlatılır.
• İhale süreciyle ilgili tüm belgeler ve elektronik yazışmalar incelenir.
• Rüşvet kanıtları tespit edilir ve ilgili yöneticinin görevine son verilir.

Adım 4: Sonuçlandırma

• Yolsuzluk tespit edilen kişiler görevden alınır ve yolsuzluğa karışan kişilerle ilgili yasal süreç başlatılır.
• İhale prosedürlerinde açıklar tespit edilerek düzeltici önlemler alınır.
• Tüm çalışanlara etik eğitimi verilir.

Metodoloji:

• Güven: İhbarcı anonim kalmıştır.
• Tarafsızlık: Bağımsız uzmanlar incelemeyi yürütmüştür.
• Koruma: İhbarcı misillemeye karşı korunmuştur.
• Sürekli İyileştirme: İhale süreçlerindeki eksiklikler düzeltilmiştir.

ISO 37002:2021, yalnızca hataları tespit etmekle kalmaz, aynı zamanda kuruluşların güvenilirliklerini artırarak etik bir iş ortamı yaratmalarına yardımcı olur. Etkin bir ihbar yönetim sistemi, organizasyonların itibarını güçlendiren bir yapı taşıdır. Bu sistemin etkin şekilde uygulanması, uzun vadede hem organizasyon kültürünü hem de itibarını güçlendirir.